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6/29/16

Ganadores del Premio a la Transparencia 2015: El compromiso fue de ellos; el beneficio, de todos.

Los ganadores de la última edición del Premio a la Transparencia cuentan la experiencia de sus organismos y el impacto que tuvo el desarrollo de sus proyectos.

En 2015, la Junta Departamental de Maldonado (JDM) y la Unidad Nacional de Seguridad Vial (Unasev)  compartieron el premio a la “Transparencia Activa”, mientras que el Banco Central del Uruguay (BCU) obtuvo el premio “Archivos” y la Contaduría General de la Nación
(CGN)  el de “Cultura de la Transparencia”.

Hablamos con Pablo Schiavi, asesor del contador general de CGN; Leandro Scasso, jefe del Departamento de Informática de JDM; Susana Mattos, de la Gerencia de Servicios Institucionales de BCU; y Pablo Inthamoussu, director de Unasev.

¿Cuál es el mayor reto que debieron afrontar como organización para desarrollar este proyecto? ¿Cómo lo superaron y capitalizaron?

Pablo SchiaviSchiavi: El mayor reto que afrontamos fue lograr la participación e involucramiento de todos los funcionarios. No fue fácil. Recorrimos un largo camino; primero debimos formar a los funcionarios y concientizar acerca de la importancia en la temática para luego empezar a trabajar en el proyecto. Logramos la participación e involucramiento de los funcionarios en el proyecto a través de actividades de capacitación, como cursos y talleres de acceso a la información pública, protección de datos personales, ética pública, gobierno electrónico y seguridad de la información. Asimismo, a través de la creación de comisiones de trabajo con funcionarios especialmente formados en la materia que transmitieran sus conocimientos y experiencia a otros funcionarios.

Leandro ScassoScasso: Como organización conformada por componentes políticos, administrativos y técnicos, venimos recorriendo en forma conjunta el proceso de definir las pautas de la comunicación institucional y de lograr la mayor transparencia para el acceso a la información pública. Se trata de un largo camino recorrido, en el que la institución registró cambios anuales en la Presidencia y quinquenales de integración política, con  variaciones en el énfasis de la implementación de los procesos, en un marco general de mejora sostenida. El desafío permanente es superarnos, proponernos metas y lograr que las jerarquías políticas se compenetren con la cultura institucional. En eso estamos y los premios recibidos: “Cultura de la Transparencia” (2013), “Buenas Prácticas en la Administración Pública” (2014) y “Transparencia Activa” (2015) dan prueba que estamos andando.

Susana MattosMattos: Existieron varios desafíos que tuvimos que afrontar. Me gustaría destacar tres de ellos. El primero fue el aprendizaje de la función archivística. No teníamos en el equipo funcionarios con experiencia en este tema. Lo superamos gracias al invalorable apoyo del Archivo General de la Nación, en particular de su directora, Lic. Alicia Casas de Barrán, y de sus archivólogas Alejandra Villar y Beatriz Muiño, quienes nos orientaron durante el desarrollo del proyecto. El segundo fue la adhesión al proyecto por parte de todos los sectores del banco. Para llevar el proyecto a buen fin, necesitábamos el apoyo de todas las áreas del banco, principalmente, para la definición de las series documentales que conformarían las Tablas de Plazos Precaucionales (TPP). Buscando esa adhesión, se hicieron varias presentaciones y talleres donde se explicaba el proyecto y cómo impactaría beneficiosamente en las tareas que desarrollaba cada sector y en la actuación del banco como institución. Se designaron referentes por área con los cuales se entrevistaba un grupo de trabajo interdisciplinario para identificar y definir las series documentales del BCU. Por último, clasificación, ordenamiento, organización y disposición final de 269 m3 de documentación. Era un reto muy difícil de superar en el plazo y con la calidad que nos habíamos propuesto. Sin embargo, ello se pudo lograr gracias al compromiso, entusiasmo y horas de dedicación del grupo que realizó este trabajo y los referentes de cada área.

Pablo InthamoussuInthamoussu: En realidad, el verdadero desafío se generó en la fase anterior al desarrollo del Portal Geográfico Ciudadano y tuvo que ver con la construcción de una base de datos de siniestralidad vial que fuese sólida, reproducible, unificada y de calidad en todo el país. Eso se hizo para cumplir con una de las principales misiones establecidas por la Ley N° 18.113 que creó esta unidad y definió sus objetivos y competencias según las recomendaciones de Naciones Unidas. Desde que el Sistema de Gestión de la Seguridad Pública del Ministerio del Interior posibilitó nuestro acceso a dicha información, el desafío fue comenzar a generar herramientas para que los diferentes actores vinculados al tránsito y la seguridad vial pudieran planificar adecuadamente sus acciones. El reto, desde su concreción hasta el momento, es darlo a conocer y fomentar su utilización por parte de los organismos con los cuales tenemos competencias concurrentes, medios de comunicación y ciudadanía en general.

¿Hubo cambios a nivel institucional desde que se implementó el proyecto?

Equipo de trabajo de CGNSchiavi: Por supuesto, se trata de un proyecto cuyo objetivo general consiste en dar la máxima difusión tanto a la interna como a la externa de la organización acerca de los distintos proyectos que se llevan a cabo en CGN, la labor realizada por las diferentes divisiones, grupos de trabajo, comisiones y comités y toda la información que obra en poder de nuestra organización. Hacia el interior de la organización, gradualmente hemos notado cómo en CGN los funcionarios fueron internalizando la Ley de Acceso a la Información Pública y tomando conciencia acerca de la importancia de brindar la información pública que está en poder del organismo en tiempo y forma. Pero con la implementación de este proyecto se logró mucho más que eso: se capacitó al mayor número de funcionarios en temas relativos a la transparencia, acceso a la información pública, protección de datos personales, ética en la función pública, seguridad en la información, estatuto del funcionario público, entre otros, a través de la ejecución de planes anuales de capacitación. Además, se difundieron los avances de cada uno de los grandes proyectos llevados adelante por CGN (Reingeniería del SIIF 2, Mejora de la Gestión del Servicio de Garantía de Alquileres, Proyecto SGH – SLH, entre otros)  a través de talleres teóricos y prácticos -previstos cada año en el Plan Anual de Capacitación Interna-  dictados por los líderes de dichos proyectos. No solamente logramos que el funcionario tenga conocimiento, esté capacitado acerca de la importancia del acceso a la información pública y brinde la información a la ciudadanía en tiempo y forma a través de la transparencia activa y pasiva,  sino que, además, a través de este proyecto se ha dado a conocer toda la información de la organización.

Scasso: Una de las propuestas del proyecto fue la digitalización de los libros de actas manuscritos de la Junta Departamental y de las instituciones que la precedieron comprendidos entre 1862 y 1996. La publicación se completó durante 2015 y hoy constituye una fuente de información accesible en línea que posibilita la búsqueda de decretos y otros actos administrativos anteriores a los disponibles desde la informatización de los sistemas en 1996. Valoramos en forma muy positiva haber puesto a disposición de historiadores, investigadores, periodistas, profesionales, estudiantes y la ciudadanía en general esta información relevante para el estudio de la historia política, social y económica del departamento de Maldonado. Se alcanzó la meta prevista de publicar la totalidad de la documentación pública disponible en libros de actas manuscritos y mecanografiados de la Junta Departamental de Maldonado.

Equipo de trabajo de BCUMattos: Sí, los hubo. Actualmente, existe un único criterio para el tratamiento, custodia y disposición final de la documentación durante todo su ciclo de vida. Se creó el Archivo Central del BCU, acondicionado de acuerdo a criterios archivísticos. Las áreas tienen claro cuánto tiempo tienen que guardar cada una de sus series documentales y en qué lugar lo deben hacer. Los documentos requeridos por funcionarios o por terceros interesados pueden ser consultados de forma sencilla y oportuna, gracias a la clasificación y el ordenamiento existentes. Estos factores, sin ser los únicos, generaron mayor transparencia en el uso de la información.

 

 

Inthamoussu: Particularmente en los organismos vinculados a nuestra disciplina, se han capacitado operadores del portal, lo que permitirá racionalizar no solo la información estadística que se utiliza para la planificación de la política respecto a su optimización y a las herramientas de análisis, sino también reasignar recursos que se estaban destinando en cada repartición por separado a la recopilación, validación y análisis de los datos de los siniestros de tránsito. Informes emanados del portal comienzan a utilizarse para la definición de medidas concretas (ingeniería de tránsito y campañas de prevención zonales específicas, por citar ejemplos) y para la planificación de la vigilancia, fiscalización y controles. Simultáneamente, hemos racionalizado nuestros propios recursos destinados a satisfacer una demanda creciente de información por parte de organizaciones públicas y privadas que con particular intensidad nos solicitaban los medios de prensa.

¿Cuáles  son las lecciones aprendidas de este proceso?

Schiavi: Una de las principales lecciones cosechadas ha sido que debemos priorizar la formación en esta materia. Cualquier marco normativo que carezca de una adecuada capacitación para su implementación se convierte en un marco normativo infértil. En el caso de CGN, el desafío de educar en materia de transparencia se vio redoblado, considerando la brecha generacional que existe en nuestro organismo. Otra lección aprendida es que la internalización de una cultura de la transparencia fue y es un proceso llevado adelante exclusivamente por funcionarios de la CGN.

Equipo de trabajo de JDMScasso: Confirmamos que un cambio, por pequeño que sea, tiene repercusiones en principio insospechadas. Una de las consecuencias de la preparación para la presentación del proyecto fue disponer de un canal en YouTube para la transmisión de imágenes y audio de las sesiones. La Junta Departamental de Maldonado transmite el audio de las sesiones desde el año 2004 y desde 2005 emitimos imágenes de sala, primero con una y luego con dos cámaras. En 2015, mientras preparábamos el proyecto Junta Accesible de Par en Par, comenzamos a transmitir en YouTube. Considerando la valoración positiva que dio a la iniciativa el jurado del Premio a la Transparencia Activa y la repercusión que ha tenido en las visitas y visualizaciones, este año instalamos cuatro cámaras en la Sala del Plenario para cubrir más detalles de las bancas y de la mesa de la Presidencia. Hoy las sesiones se emiten en directo y quedan disponibles para visualizarlas en archivo. Todo comenzó con una cámara de seguridad instalada en sala y la iniciativa de aprovechar una red social gratuita para la difusión. Nuestra satisfacción es presentar a la Junta Departamental de Maldonado como el órgano parlamentario uruguayo con más años de emisión de sus sesiones por internet, logro que se alcanza con una mínima inversión.

Mattos: Un proyecto de esta envergadura necesita del respaldo de las máximas autoridades para que pueda desarrollarse sin inconvenientes. En nuestro caso, el apoyo del Directorio del BCU fue fundamental para lograr nuestra meta. Es necesaria una buena organización, planificación y coordinación además de fijar metas claras. El trabajo de un equipo comprometido y responsable hizo posible los buenos resultados.

Inthamoussu: Podríamos decir que la principal lección aprendida ha sido poder establecer empíricamente que la articulación institucional depende, en gran medida, de la fuerza, energía y decisión con que se emprendan los proyectos. Los obstáculos aparecieron, aparecen y seguirán apareciendo, pero habiendo decisión y convicción, se sortean de manera eficiente. Lo que podríamos calificar como “barreras institucionales” no fueron impedimento para la concreción del proyecto premiado. Por el contrario, muchas veces el bien entendido “celo funcional y/o institucional” terminó siendo potenciador y abrió canales.

¿Qué significó para ustedes presentarse al Premio a la Transparencia?

Schiavi: Desde 2012 la CGN viene presentándose al Premio a la Transparencia, siendo reconocidos en aquella oportunidad en el Rubro de Transparencia Activa.  En los años posteriores no fuimos ganadores, pero ello no nos desestimuló, sino que, al contrario, nos incentivó para continuar trabajando en el camino hacia la cultura de la transparencia.

Scasso: En lo que corresponde al Departamento Informático, responsable de la Transparencia Activa de la institución, la premiación constituyó el aval a lo que se había hecho hasta el momento. Encontramos en el premio la certificación de que el camino recorrido había sido el correcto, por lo que las líneas trazadas a futuro se encuentran bien cimentadas en lo hecho en el pasado. Anotamos en el debe del premio la escasa difusión que tuvo y que por ello la repercusión quedó circunscripta a la organización y a su entorno más inmediato.

Mattos: Un nuevo desafío, ya que se evaluaría por parte de un jurado externo y calificado la gestión documental del BCU. Haber obtenido el premio significó un orgullo a nivel institucional y un reconocimiento al trabajo realizado.

Equipo de trabajo de UNASEVInthamoussu: De alguna forma, es “pasar raya”, el cierre de una etapa muy fructífera de trabajo de un verdadero equipo interinstitucional que fue haciendo posible el desarrollo del proyecto y que en el momento de la postulación podía terminar siendo un reconocimiento profesional al esfuerzo que felizmente se pudo ver cristalizado en un premio tan importante. En suma, un “mimo” para todos los que trabajaron, un reconocimiento al gran trabajo realizado que prioriza la accesibilidad a la información pública considerada como fuente de desarrollo, fortalecimiento de la democracia y soporte a la toma de conciencia ciudadana. Y un estímulo para nosotros mismos en futuras nuevas etapas del proyecto (Sistema de Información Nacional de Tránsito) y para quienes pudieran dudar de las capacidades institucionales en otros organismos del Estado.

¿Se presentarían nuevamente a este premio? ¿Por qué?

Schiavi: Sí, absolutamente. Creemos que el premio representa una muy buena oportunidad para quienes impulsamos proyectos de este tipo de recibir críticas constructivas por parte de un comité especializado en la temática, lo cual siempre aporta a nuestra mejora. Además, la participación aumenta la posibilidad de que sea implementado y replicado por otros organismos. Destacamos que fue un compromiso que asumió toda la organización.

Scasso: En los cuatro años de historia de los Premios a la Transparencia, la Junta Departamental de Maldonado se presentó con dos proyectos en dos categorías diferentes y resultó ganadora en ambas oportunidades. Sabemos que luego de ganar el Premio a la Transparencia no podemos postular a la institución en la misma categoría. Considerando el impacto positivo que las premiaciones han tenido en la interna de la organización, nuestra intención es consolidar el impulso: mantener el nivel, apuntalar lo alcanzado y proyectarnos en otras categorías. Los premios obtenidos dan prueba de que la Junta Departamental de Maldonado cuenta con el equipo y el ánimo para ir por más: más eficiencia, más transparencia, más productividad.

Mattos: Sí, nos presentaríamos, porque es la forma de ser evaluados por terceros desde una óptica diferente a la nuestra, contribuyendo a uno de nuestros objetivos, que es la mejora continua de los procesos del BCU.

Inthamoussu: Habría que evaluarlo particularmente para otros proyectos, pero en términos generales, tenemos vocación política de servicio público proactivo, que opta por la absoluta transparencia en el manejo de la información (principalmente, en aquella que permite construir indicadores de resultados) facilitando su acceso por parte de todos los estamentos de nuestra sociedad, para que sea ella quien controle la eficacia y eficiencia de la política pública que todos construimos e implementamos. Nada mejor que incorporarle números e indicadores a los problemas; hacer más preciso  el diagnóstico hasta su máxima expresión, lograr la mensura exacta del problema.  Apuntamos a ser proactivos en las soluciones y los datos públicos nos permiten buscar las mejores medidas para mitigar y contener, considerando que trabajamos sobre una epidemia que genera tantos y tan altos costos sociales además de las inmensurables pérdidas humanas. Un premio de esta índole da prestigio a nuestro trabajo, pero no es un fin en sí mismo, sino que capitaliza lo hecho y cataliza futuros proyectos de similares características.

Descargas

Resumen ejecutivo del proyecto presentado por la Junta Departamental de Maldonado

Resumen ejecutivo del proyecto presentado por la Unidad Nacional de Seguridad Vial 

Resumen ejecutivo del proyecto presentado por el Banco Central del Uruguay

Resumen ejecutivo del proyecto presentado por la Contaduría General de la Nación

 

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